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Trasferte aziendali: rimborso spese per le trasferte di lavoro

Trasferte aziendali: rimborso spese per le trasferte di lavoro

Le indennità di trasferta ed i rimborsi spese per viaggi di lavoro, sono tra i benefit che maggiormente le aziende  sono obbligate ad esborsare per coprire i costi degli spostamenti dei propri lavoratori fuori sede. Parlando di spese per trasferte aziendali, possiamo fare una prima suddivisione di tali costi da sostenere in spese di viaggio, di alloggio, di vitto e spese di viaggio accessorie e/o impreviste.

Il trattamento fiscale normalmente avviene in modo diverso proprio in base alle categorie di spesa precedentemente citate. E' possibile riconoscere un metodo di rimborso per spese di trasferta analitico, uno forfettario (indennità) ed uno misto.

 

Rimborso col metodo analitico

Per fare in modo di recuperare ogni soldo speso in trasferta, il dipendente deve fornire al datore di lavoro ogni tipo di documentazione che possa attestare le spese avvenute, pena il mancato risarcimento.

In linea di massima, ogni documento che attesta una spesa sostenuta in trasferta aziendale, viene fornito dal dipendente fuori sede all'imprenditore, e quest'ultimo allega ogni documentazione alla nota spese che contiene in modo descrittivo ogni minima spesa sostenuta.

Tale nota spese, così come anche comunicato dall'Agenzia delle Entrate, per essere documento valido per la deducibilità dal reddito dell'impresa, non hanno bisogno di essere su carta intestata o riconducibili al dipendente e all'imprenditore in modo personale. 

E' bene però dire, che tali spese di trasferta così documentate, devono essere chiaramente riconducibili a spese sostenute per scopi aziendali, tutto ciò per evitare controlli fiscali ed avere il dovere dell'onere della prova.

Per quanto riguarda invece il capitolo IVA, e la sua detraibilità dalle spese di trasferte, va detto che l'Agenzia delle Entrate vuole che ogni documento ai fini iva sia fatturato con l'intestazione della società.

 

Indennità di trasferta


L'indennità di trasferta è il rimborso forfettario che l'imprenditore offre al dipendente impegnato nel viaggio di lavoro. Essa non viene conteggiata di volta in volta come capita per i rimborsi delle spese di trasferta, ma è una vera e propria voce in busta paga e in questo caso, l'azienda non avrà bisogno di allegare nessuna nota spese per fare in modo che i costi sostenuti per i rimborsi dei viaggi di dipendenti, possano essere dedotte dal reddito d'impresa.

Questi due metodi di calcolare le spese di trasferta ed effettuare i rimborsi ai dipendenti, possono anche essere utilizzati contestualmente dando vita al rimborso spese misto.

 

Deduzioni spese di trasferta 

In base al tipo di scelta che si fa tra i tre metodi di rimborso, secondo l'art. 93 del TUIR, vi sono differenze in termini di deduzioni fiscali.

Ad esempio, le spese sostenute per vitto ed alloggio e contenute nelle note spesa redatte con il rimborso analitico, possono essere dedotte solo fino a 180 euro al giorno per viaggi di lavoro in Italia, e fino a 258 euro per costi di vitto ed alloggio per viaggi di lavoro all'estero.

Per quanto riguarda invece le indennità di trasferta, esse possono essere dedotte al 100% dal reddito d'impresa, ma risultano indeducibili ai fini IRAP.

 

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